Стратегия ТОиР — это не про принцип «сломалось — починили»

Роман Пилькин: Денис, у вас за плечами 15 лет работы в ремонтных службах на больших производствах, а в последние годы вы помогаете другим предприятиям трансформировать процессы управления ремонтной деятельностью. Что за эти годы для вас было наиболее значимым?

Денис Труфакин: Думаю, понимание темы технического обслуживания и ремонта (ТОиР) оборудования в максимально широком смысле. Я руководил сначала цехом, а потом — производством. Занимался процессами ТОиР с точки зрения заказчика услуги и человека, который использует оборудование для создания продукта. Для меня это был этап реактивного технического обслуживания: по принципу «сломалось — починили». Да, были и планово-предупредительные ремонты, но они не закрывали в полной мере те неисправности, дефекты и проблемы, которые росли снежным комом.

Когда я стал заниматься внедрением процессов управления активами, я смог с другой стороны посмотреть на ситуацию, понять внутренние боли, проблемы технической службы. Зная, что ожидает заказчика, по-другому выстраивать путь. Кроме того, в результате сделки M&A одной из компаний, в которой работал, у меня появился доступ к зрелой методологии, лучшим практикам и программным продуктам в управлении активами. Благодаря всему этому пришло понимание, как должна быть выстроена правильная ремонтная служба.

Роман Пилькин: Исходя из вашего опыта, каким образом трансформация процессов ТОиР оказывает влияние на экономические показатели предприятия?

Денис Труфакин: Грамотно выстроенные процессы ТОиР повышают эффективность оборудования и степень его готовности к работе. Собственно, именно в этом, а также в оптимизации оборотного капитала и снижении затрат можно найти зоны роста компании.

Роман Пилькин: А каких цифр или динамики можно реально добиться?

Денис Труфакин: Мы три года подряд, включая 2022 г., показывали ежегодное снижение бюджета ТОиР на 5%, в том числе за счет инструментов цифровизации и продуктов экосистемы 1С:ТОИР. Это сотни миллионов рублей по нескольким площадкам одновременно. Я беру абсолютные проценты и не включаю затраты на энергетику и ФОТ. Одновременно с такой экономией повышалась и организационная эффективность, росла степень готовности оборудования и отдача от активов.

Роман Пилькин: А как оценить уровень зрелости процессов ТОиР на предприятии? Как понять, работает ли ремонтная служба хорошо или необходимы реформы?

Денис Труфакин: Компании, которые обладают зрелыми бизнес-процессами, обычно имеют долгосрочные ремонтные стратегии, разработанные на три, пять, семь лет вперед. Эти стратегии разрабатываются с учетом развития технических служб всего предприятия. Второй критерий зрелости процессов ТОиР — это наличие инструмента оценки качества процессов с точки зрения стратегии. Когда вы, условно, имеете необходимое количество данных и можете не только контролировать, но и управлять процессами.

Роман Пилькин: Предположим, мы оцениваем качество работы бухгалтерии. Если мы видим, что у предприятия нет информационной системы, то мы сразу понимаем, что с бухгалтерским учетом что-то не то. А есть ли какие-то признаки, по которым можно определить, что что-то не то с ТОиР?

Денис Труфакин: Если не вдаваться в детальный анализ и не учитывать микропредприятия, где техническая служба состоит всего из 10–15 человек, то, естественно, нужно обращать внимание на такие особенности, как наличие выделенной организационной структуры ТОиР, сотрудников, которые целенаправленно занимаются надежностью и планированием, аналитики и актуальной базы данных оборудования. При этом важно понять, используется ли в реальной практике система или она просто есть.

Очень много полезной информации дают референс-визиты на предприятия с высоким уровнем цифровизации и бизнес-процессов. Важно также выходить «в народ». У японцев есть понятие гемба-менеджмент, когда руководители спускаются на позиции рядовых сотрудников. Пожалуй, это лучший способ посмотреть, в какой стадии развития находятся процессы ТОиР и как их можно улучшить.

Роман Пилькин, CEO Деснола

Роман Пилькин: Существуют практики, в том числе западные, которые говорят о том, что 80% всех ремонтов должны быть плановыми, а не аварийными. Вы разделяете эту точку зрения?

Денис Труфакин: Все зависит от оборудования. Есть работы, которые просто по закону должны выполняться в четком соответствии с графиком. Есть риски, которые нужно проанализировать и назначить для них правильную стратегию реакции: либо по календарю, либо по наработке, либо на основании диагностики. А есть оборудование, которое экономически выгоднее обслуживать до отказа.

Роман Пилькин: А часто ли вы сталкиваетесь с тем, что график планово-предупредительных ремонтов формально существует, но никто по нему не работает? То есть его просто пишут, согласовывают и убирают в стол?

Денис Труфакин: Давайте будем реалистами. На каждом предприятии, насколько бы зрелым оно не было, есть работы, которые не будут выполнены тогда, когда их запланировали. И здесь вопрос только в том, какой процент работ производится по графику, а какой — переносится или, того хуже, отменяется. Если у предприятия есть информационная система, то в ней всегда содержится информация о проценте выполнения графиков ремонтов.

Роман Пилькин: А если информационной системы нет?

Денис Труфакин: существует масса предприятий, где все данные находятся в головах сотрудников, но если мы говорим о каких-то более-менее крупных организациях, то такое количество информации в уме и даже в Excel-таблицах удержать просто невозможно.

Роман Пилькин: Как правильно выбрать ремонтную стратегию для конкретного вида оборудования?

Денис Труфакин: Конечно, самый правильный подход — это проведение анализа. В зависимости от критичности оборудования, наличия в штате обученных специалистов есть различные варианты проведения анализа, в том числе и функциональных отказов. Например, это может быть, FMEA-анализ (Failure Modes and Effects Analysis) –– анализ видов и последствий отказов. Предположим, у нас есть насос, который должен работать 24/7. Соответственно, при проведении анализа по этому насосу берутся все отказы, и мы смотрим, какие есть способы минимизации последствий, выбираем ремонтное воздействие и определяем эффективность воздействия в определенных эксплуатационных условиях и производственной цепочке.

Роман Пилькин: А как действовать на микропредприятиях?

Денис Труфакин: На микропредприятиях применяемые стратегии, как мы уже говорили, часто содержатся в головах отдельных сотрудников или файлах Excel. И нужно беречь такие головы и все-таки внедрять потихоньку цифровизацию. Наверное, не стоит запускать одномоментно все процессы, как в больших и средних компаниях. Для небольших организаций должна быть своя технология внедрения цифровых продуктов, запуск именно того, что нужно сейчас данному предприятию, например, отдельных модулей EAM- или CMMS-систем. Ну а пока этого нет — беречь головы, конечно, беречь их нужно всегда, но здесь особенно.

Роман Пилькин: Как выбрать ключевые показатели эффективности ТОиР, на которые стоит ориентироваться?

Денис Труфакин: Конечно, есть классические показатели, которые отталкиваются от финансового результата компании. Это общая эффективность оборудования и коэффициент его технической готовности, затраты на ТОиР и фонд оплаты труда ремонтной службы и всех тех сотрудников предприятия, кто участвует в обслуживании и осмотрах, и это материально-технические запасы — замороженные деньги, которые финансисты могут с помощью различных инструментов превращать в дополнительную прибыль. Это, скажем так, верхнеуровневый показатель эффективности с точки зрения бизнеса. Есть еще, конечно, функциональные показатели, такие как качество планирования, качество работы с надежностью.

Когда предприятие вступает на путь внедрения надежности как новой культуры и философии, то показатели качества потихоньку трансформируются. Например, когда мы только определили службу, которая будет работать с надежностью, первыми показателями будут те, которые относятся к созданию самой системы надежности — подготовка каталога оборудования, разработка номенклатур и технических карт. А когда техкарты уже будут использоваться, когда начнет накапливаться информация о дефектах и простоях, и будет запущен процесс разбора неисправностей, то после этого мы уже перейдем к планированию мероприятий. На каждом из этапов важно цементировать результат, чтобы он стал привычным для всех участников процесса трансформации.

Денис Труфакин, директор Центра экспертизы ТОиР Деснола

Роман Пилькин: Я, кстати, на своей практике много раз сталкивался с парадоксальными историями, когда мы внедряем информационную систему, паспортизируем все оборудование, рассчитываем график плановых предупредительных ремонтов и ждем, что все эти мероприятия приведут к снижению бюджета, а бюджет по факту растет. Например, выясняется, что 20% дорогостоящего оборудования вообще не обслуживалось, и нужно выполнять профилактические ремонты, про которые все забывали. Это тоже доказывает, что нет и не может быть однозначных показателей. И генеральному директору нужно просто понимать, что происходит, какой этап он сейчас проходит и какими показателями можно оценить его эффективность.

Денис Труфакин: Да, но также очень важно понимать направление этого движения с самого начала –– этапа разработки стратегии развития компании и технической службы. Именно тогда задается вектор, который влияет на весь конечный результат.

Роман Пилькин: Еще один вопрос касается терминологии. Кто-то говорит про автоматизацию, кто-то –– про цифровизацию процессов. Есть ли для вас разница в двух этих терминах, и как вы их понимаете?

Денис Труфакин: Для меня разница в терминах есть. Под цифровизацией я понимаю установку ПО и перевод в цифру того, что было на бумаге и в головах отдельных сотрудников ремонтной службы. Автоматизация процесса — это облегчение и упрощение рутинных операций.

Возьмем простой пример: нам нужно зарегистрировать дефект. Какая здесь может быть цепочка? Оператор увидел проблему, сказал об этом мастеру, мастер куда-то записал, в конце смены позвонил диспетчеру, диспетчер внес это в рапорт, и информация ушла в информационную систему. Потом все собрались, посмотрели на эти рукописи, и каждый по-своему интерпретировал написанное. А другая ситуация, когда у оператора есть мобильный терминал, и, если во время обхода обнаруживается дефект, оператор с помощью мобильного терминала считывает QR-код и по предложенной матрице производит оценку его критичности для производства. Это как раз пример автоматизации, когда дополнительные инструменты упрощают цепочку процесса, одновременно повышая его качество. Я бы сказал, автоматизация дополняет цифровизацию.

Роман Пилькин: А как предприятию подготовиться к внедрению информационной системы? Что нужно заранее сделать, какую почву подготовить?

Денис Труфакин: Внедряя информационную систему, нужно в первую очередь посмотреть, куда компания хочет прийти с точки зрения объемов производства, затрат, управления персоналом. Стратегия развития ТОиР — это не замена оборудования, это стратегия развития процессов, людей, инфраструктуры для ТОиР. И, внедряя ТОиР, мы должны в первую очередь определить ключевые показатели бизнеса и набор наболевших для компаний улучшений.

Роман Пилькин: То есть мы берем стратегию бизнеса, а потом готовим свое видение того, как должна выглядеть ремонтная служба на предприятии, чтобы цели стратегии были достигнуты, и одновременно создаем систему поддерживающих инструментов, необходимых для реализации этих задач?

Денис Труфакин: Да, и именно поэтому запуск процессов трансформации ТОиР затрагивает все предприятие сразу: организационную структуру, подбор персонала, обучение, подготовку, различные инвестиционные проекты. И здесь очень важно гармонично развивать все элементы единой системы.

Ну а что касается практической подготовки к процессам цифровизации, то все зависит от того, сколько времени есть до внедрения цифрового продукта. В моей практике был случай, когда мы имели запас практически в год от того момента, как реорганизовали техническую службу, определили инженеров по надежности и планированию и выделили службы ТОиР, равные количеству производств. И после этого у нас был год на обучение сотрудников, составление каталога оборудования, технических карт. Соответственно, мы это время максимально эффективно использовали и даже на части оборудования провели FMEA-анализ. Разумеется, запуск информационной системы прошел быстрее и проще.

Роман Пилькин: А в какой последовательности правильнее трансформировать процессы ТОиР?

Денис Труфакин: Мы обычно наблюдаем два подхода в компаниях. Есть организации, которые подходят очень качественно и осознанно, им нужна цифровизация в понятный срок, в понятных деньгах и в понятном качестве. Соответственно, они приходят с запросом на проведение аудита бизнес-процессов, и в этой работе участвуют все заинтересованные стороны — не только техническая служба, но и службы управления персоналом, финансов, закупок, логистики, производства, качества. И процессы ТОиР уже на этапе составления технического задания оптимизируются в соответствии с требованиями, задачами и условиями всех этих подразделений компании. Практика показывает, что повышение зрелости процессов ТОиР повышает качество всех бизнес-процессов предприятия.

Бывают заказчики, которые идут другим путем. Они берут систему, устанавливают ее и начинают учиться и формулировать дополнительные требования. Да, потом они тоже приходят к результату, но, как правило, за более длительный срок, с бóльшими затратами, через боль и потери. Эффективнее все-таки начинать с полного проектирования бизнес-процессов и создания целевой модели, и уже после этого переходить к выбору и внедрению информационной системы.

Роман Пилькин: Есть ли универсальный ответ на вопрос о том, как лучше организовать ремонтную службу — внутри структуры предприятия или на аутсорсинге?

Денис Труфакин: Здесь нет однозначного ответа. С одной стороны, удобнее, если все под рукой: что-то произошло — сразу починил. Хозспособ, известный еще с советских времен, дает определенную гибкость. Но, с другой стороны, сейчас на рынке есть очень много профессиональных компаний, которые делают все эффективнее и с меньшими затратами. Поэтому все очень вариативно, и нужно, как говорится, отталкиваться от отраслевой специфики бизнеса, масштаба, процессов, целей компании и наличия зрелых компаний в ближайшей локации.

Источник изображений: пресс-служба Деснола

Хотите узнать, как повысить эффективность службы ТОиР? Запишитесь на бесплатный разбор вашей службы ТОиР по ссылке и получите 10 полезных материалов для технического директора в подарок